EIN und ITIN beantragen: Was du wirklich brauchst

EIN und ITIN: zwei Nummern, die ständig verwechselt werden

Wer eine US-LLC gründet, stolpert früh über zwei Kürzel: EIN und ITIN. Sie klingen ähnlich, meinen aber völlig Verschiedenes. Kurz gesagt: Die EIN gehört zur Firma, die ITIN zu einer Person. Wer das durcheinanderbringt, beantragt entweder das Falsche oder zahlt einem Dienstleister Geld für einen Schritt, den die US-Steuerbehörde IRS kostenlos erledigt.

Dieser Text ist eine Einordnung, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für deinen konkreten Fall führt kein Weg an einer fachkundigen Beratung vorbei.

Die EIN: die Steuernummer deiner LLC

Die Employer Identification Number (EIN) ist die föderale Steuernummer deiner LLC – vergleichbar mit einer Steuernummer für das Unternehmen. Du brauchst sie unter anderem, um ein US-Geschäftskonto zu eröffnen und um Steuerformulare für die LLC einzureichen.

Wichtig: Die IRS vergibt die EIN kostenlos. Das Online-Tool der IRS steht allerdings nur Antragstellern mit einer US-Sozialversicherungsnummer (SSN) oder ITIN offen. Als internationaler Antragsteller ohne US-Präsenz nutzt du das Formular SS-4 – und zwar über die Wege, die die IRS für internationale Antragsteller vorsieht:

• Telefon (267-941-1099, nicht gebührenfrei): Die telefonische EIN-Vergabe gilt nur für internationale Antragsteller mit Adresse außerhalb der USA. Wer die Fragen zum SS-4 am Telefon beantworten kann, konnte die Nummer in der Vergangenheit teils direkt im Gespräch erhalten – die IRS hat Verfügbarkeit und Ablauf dieser Hotline aber wiederholt angepasst, und lange Wartezeiten sind üblich. Prüfe vor dem Anruf den aktuellen Stand auf der IRS-Seite „How to apply for an EIN”.
• Fax oder Post: Die IRS nennt für internationale Antragsteller eine eigene Faxnummer (zuletzt 304-707-9471 – ohne Gewähr, diese Nummern ändern sich; die aktuell gültige Faxnummer und Postanschrift findest du in der IRS-Anleitung zum SS-4).

Grundsätzlich gilt: Verlasse dich nicht auf Telefon- und Faxnummern aus Blogartikeln – auch nicht aus diesem. Maßgeblich ist immer die aktuelle IRS-Seite zum SS-4.

Ein Detail, das viele verunsichert: Auf dem SS-4 wird in Zeile 7b nach einer SSN, ITIN oder EIN der verantwortlichen Person (responsible party) gefragt. Eine ausländische Steuernummer ist in den SS-4-Instructions dort nicht ausdrücklich als Eintrag vorgesehen. Wie das Feld zu behandeln ist, wenn die verantwortliche Person keine dieser US-Nummern besitzt, solltest du anhand der aktuellen IRS-Anleitung klären – oder direkt im Telefonverfahren mit der IRS bzw. mit deinem Steuerberater. Klar ist zweierlei: Wenn die verantwortliche Person eine gültige US-TIN besitzt, gehört sie aufs Formular. Und du brauchst nicht zwingend zuerst eine persönliche US-Steuernummer, um die EIN der Firma zu bekommen.

Die ITIN: eine persönliche Nummer – für die EIN meist nicht nötig

Die Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) ist dagegen eine persönliche Steuernummer. Sie ist für Einzelpersonen gedacht, die in einer US-Steuererklärung auftauchen oder eine solche einreichen müssen, aber keine SSN bekommen können.

Beantragt wird die ITIN mit dem Formular W-7, zusammen mit Identitätsnachweisen (etwa dem Reisepass). Die Bearbeitung dauert laut IRS-Angaben zur ITIN typischerweise rund 7 bis 11 Wochen – wobei die Zeiten schwanken und in der US-Steuersaison (Januar bis April) deutlich länger ausfallen können. Den aktuellen Stand nennt die IRS auf ihrer ITIN-Seite.

Entscheidend: Eine ITIN ist in der Regel keine Voraussetzung dafür, die EIN deiner LLC zu erhalten. Unterschätzen solltest du sie trotzdem nicht: Einzelne Banken und Zahlungsdienstleister fragen in der Praxis nach einer persönlichen US-Steuernummer – das ist aber keine einheitliche Regel und variiert stark je nach Anbieter und Kontomodell. Und wenn deine LLC später Formulare wie die Form 1120 mit Form 5472 einreichen muss oder du selbst in einer US-Steuererklärung erscheinst, kann eine ITIN faktisch doch erforderlich werden. Ob das bei dir der Fall ist, klärst du am besten mit deinem Steuerberater.

Die typische Falle: bezahlen für Gratis-Leistungen

Rund um EIN und ITIN hat sich ein Markt an „Services” gebildet, die für den Antrag Gebühren verlangen. Der Antrag selbst kostet bei der IRS nichts. Ein Dienstleister kann dir Arbeit abnehmen – aber niemand muss dafür zahlen, dass er eine kostenlose Behördenleistung erhält. Sei skeptisch bei Angeboten, die eine „exklusive” oder „schnelle” EIN gegen Aufpreis versprechen.

So passt das zusammen

• EIN = Firma, kostenlos, per SS-4 (für internationale Antragsteller: Telefon/Fax/Post) ohne SSN möglich.
• ITIN = Person, per W-7 mit Ausweisdokumenten, laut IRS meist ~7–11 Wochen (saisonabhängig), für die EIN selbst meist nicht nötig – für Banken oder spätere Steuerformulare aber unter Umständen doch.

Sobald du die EIN hast, ist der nächste praktische Schritt meist das Geschäftskonto – dazu findest du Details unter LLC und US-Bankkonto. Zur BOI-Meldung bei FinCEN: Mit einer Interim Final Rule vom März 2025 hat FinCEN die Meldepflicht für inländische US-Unternehmen faktisch ausgesetzt – sie betrifft seither im Wesentlichen nur noch bestimmte ausländische Gesellschaften (Stand der Regelung: März 2025, aktuelle Details bei FinCEN unter fincen.gov/boi). Was das für deine LLC bedeutet, liest du unter BOI-Meldung bei FinCEN.

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